Waarom is Circulex verplicht om nieuwe cliënten eerst te identificeren?

Door de Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten en door Afdeling III.1.2 van de Codex Deontologie voor Advocaten zijn advocaten verplicht om over te gaan tot identificatie en verificatie van de identiteit van de cliënten en van de uiteindelijke begunstigden, alvorens een zakelijke relatie aan te gaan met cliënten of occasionele verrichtingen uit te voeren waarvoor hij is aangezocht.

Uiteraard zullen de ontvangen gegevens strikt conform de wettelijke regels bewaard en verwerkt worden. De gegevens worden enkel ontvangen om aan deze specifieke wettelijke identificatieplicht te voldoen, en worden veilig opgeslagen en niet langer bewaard dan nodig.

Afhankelijk van de aard van de diensten die de Advocaat aan u dient te verstrekken, is het mogelijk dat hij verplicht is de wetgeving en baliereglementering inzake antiwitwas- en antiterrorismefinanciering strikt na te leven. In een dergelijk geval is de Advocaat voornamelijk gehouden tot een identificatie- en waakzaamheidsplicht ten aanzien van zijn cliënt. In dat kader is de Advocaat verplicht informatie over de identificatie, de kenmerken van de cliënt en doel en aard van de verrichting te bewaren gedurende 10 jaar. De Advocaat kan, met het oog hierop, overgaan tot het uitvoeren van controles met behulp van externe elektronische databanken. De Cliënt is zich bewust van de uitgebreide identificatieverplichtingen die worden opgelegd door de geldende preventieve antiwitwaswetgeving en aanvaardt dat de hiermee in overeenstemming zijnde kosten en erelonen worden in rekening gebracht.

Deze procedure vergt de medewerking van de cliënt en verplicht cliënten die werken onder de vorm van rechtspersoon of andere juridische constructie om hun advocaat mee te delen wie de uiteindelijke begunstigde achter deze rechtsvorm is. De cliënt verbindt zich ertoe om de Advocaat te informeren van elke wijziging die zijn of haar status kan beïnvloeden. De cliënt verbindt zich ertoe de door de Advocaat gevraagde informatie op eerste verzoek te bezorgen. Indien de cliënt de informatie weigert te verstrekken, nadat deze werd opgevraagd, zal de Advocaat de zakelijke relatie niet kunnen aangaan en, indien hij reeds voorlopig heeft opgetreden, zal hij zijn verdere tussenkomst moet beëindigen. Daarnaast verplicht de antiwitwaswetgeving de Advocaat in bepaalde omstandigheden om mogelijke vermoedens van witwassen of van financiering van terrorisme waarin de cliënt zou betrokken zijn, te melden aan de Stafhouder van zijn/haar balie. De Advocaat is niet aansprakelijk jegens de Cliënt voor de gevolgen van enige rapportering die te goeder trouw wordt gedaan.

Om te voldoen aan deze wetgeving zal Circulex:

De identificatie en de verificatie betreffen voor natuurlijke personen:

• de naam en voornaam
• geboortedatum en geboorteplaats
• het adres

Wij gebruiken hiervoor onder andere (en minstens) de volgende documenten: 

Belg met woonplaats in België: identiteitskaart of geldig paspoort (is document gelijkwaardig aan identiteitskaart). 

Niet-Belg met woonplaats in België: een document dat hem door de Belgische overheden wordt uitgereikt conform zijn statuut op het Belgisch grondgebied (verblijfsvergunning, bewijs van inschrijving in het vreemdelingenregister).

Natuurlijke persoon met woonplaats in het buitenland: paspoort of rijbewijs

Voor rechtspersonen betreffen de identificatie en verificatie :

• de maatschappelijke naam,
  
• de maatschappelijke zetel,
• de lijst van de bestuurders
• en de bepalingen inzake de bevoegdheid om de rechtspersoon te verbinden.

Wij hanteren hiervoor de volgende documenten: 

Rechtspersoon naar Belgisch recht:

• de gecoördineerde statuten die ter griffie van de rechtbank van koophandel zijn neergelegd of in de bijlagen tot het Belgisch Staatsblad zijn gepubliceerd;
• de lijst van de bestuurders van de cliënt-rechtspersoon en de bekendmaking van hun benoeming in het Belgisch Staatsblad, of enig ander bewijsstuk aan de hand waarvan hun hoedanigheid van bestuurder kan worden bewezen, zoals elke publicatie in het Belgisch Staatsblad waarin die personen als bestuurders worden vermeld, of de bij de Nationale Bank van België neergelegde jaarrekening;
• de recentste publicatie van de vertegenwoordigingsbevoegdheden van de cliënt-rechtspersoon in het Belgisch Staatsblad;
• of enig ander document afkomstig van betrouwbare, onafhankelijke externe bronnen of opzoekings- en onderzoeksmotoren indien de cliënt, zakelijke relatie of verrichting een laag risico op witwassen van geld of terrorismefinanciering inhouden.

Rechtspersoon naar buitenlands recht:

• gebruik van gelijkaardige bewijsstukken als deze opgesomd voor de rechtspersonen naar Belgisch recht: Kbis (Fr), Mémorial Luxembourgeois, Kamer van Koophandel (NL);
• of enig ander document afkomstig van betrouwbare, onafhankelijke externe bronnen of opzoekings- en onderzoeksmotoren indien de cliënt, zakelijke relatie of verrichting een laag risico op witwassen van geld of terrorismefinanciering inhouden.

Juridische structuren andere dan een rechtspersoon:

• Verificatie van die informatie aan de hand van alle documenten die daartoe als bewijs kunnen dienen eventueel aangevuld met informatie afkomstig van betrouwbare, onafhankelijke externe bronnen of opzoekings- en onderzoeksmotoren.
• verificatie van de identiteit van de lasthebber aan de hand van de identiteitskaart, het paspoort, het bewijs van inschrijving in het vreemdelingenregister of enig ander document;
• verificatie van de bevoegdheid om de rechtspersoon/juridische structuur te verbinden;
• publicatie van de vertegenwoordigingsbevoegdheden, organigram, een organisatienota, een interne of externe mededeling aan de rechtspersoon of juridische structuur, een persbericht of enig ander document afkomstig van onafhankelijke externe bronnen of opzoekings- en onderzoeksmotoren.

Voor de identificatie van de politiek prominente personen:

De wet tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme (hierna “WPW”) bepaalt dat de advocaat een aantal verplichtingen heeft met betrekking tot het identificeren van zijn cliënten. Een van deze plichten betreft de identificatie van de “politiek prominente personen, hun familieleden en naaste geassocieerden” onder zijn cliënten en de uiteindelijke begunstigden van zijn cliënten.

Volgens de WPW zijn “politiek prominente personen”:

a) staatshoofden, regeringsleiders, ministers en staatssecretarissen;

b) parlementsleden of leden van soortgelijke wetgevende organen;

c) leden van bestuurslichamen van politieke partijen;

d) leden van hooggerechtshoven, grondwettelijke hoven of van andere hoge rechterlijke instanties, met inbegrip van administratieve rechterlijke instanties, die arresten wijzen waartegen geen beroep openstaat, behalve in uitzonderlijke omstandigheden;

e) leden van rekenkamers of van raden van bestuur van centrale banken;

f) ambassadeurs, consuls, zaakgelastigden en hoge officieren van de strijdkrachten;

g) leden van het leidinggevend, toezichthoudend of bestuurslichaam van overheidsbedrijven;

h) bestuurders, plaatsvervangend bestuurders en leden van de raad van bestuur of bekleders van een gelijkwaardige functie bij een internationale organisatie;

De personen die hun prominente publieke functie in de bovenvermelde zin reeds ten minste één jaar hebben beëindigd, zijn niet langer te beschouwen als een politiek prominent persoon.

Worden beschouwd als “directe familieleden” van de politieke prominente personen, de volgende personen:

a) de echtgenoot of een persoon die als gelijkwaardig met de echtgenoot wordt aangemerkt;

b) de kinderen en de echtgenoten van die kinderen of de personen die als gelijkwaardig met de echtgenoot worden aangemerkt;

c) de ouders.

Onder “naaste geassocieerden” van de politiek prominente personen, worden de volgende personen verstaan:

a) natuurlijke personen die samen met een politiek prominente persoon de uiteindelijke begunstigden zijn van een vennootschap, fiducie, trust, (internationale) vereniging zonder winstoogmerk, stichting of juridische constructie vergelijkbaar met fiducieën of trusts, of waarvan bekend is dat zij met een politiek prominente persoon andere nauwe zakelijke relaties hebben;

b) natuurlijke personen die als enige de uiteindelijke begunstigden zijn van een vennootschap, fiducie, trust, (internationale) vereniging zonder winstoogmerk, stichting of juridische constructie vergelijkbaar met fiducieën of trusts, waarvan bekend is dat deze in feite werd opgericht ten behoeve van een politiek prominente persoon.

De wet tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme bepaalt dat advocaten specifieke maatregelen moeten treffen voor de identificatie wanneer ze zakelijke relaties aangaan of verrichtingen uitvoeren met of voor rekening van PEP.

In voorgaand formulier werd aangeduid wat er dient te worden verstaan onder PEP, directe familieleden en naaste geassocieerden.

Om te voldoen aan deze wettelijke plicht om de voormelde personen te identificeren en te rapporteren, moet door de cliënt of vertegenwoordigers van de cliënt-vennootschap een “Verklaring betreffende PEP” worden ingevuld indien de advocaat hierom verzoekt.

Voor de identificatie van de Uiteindelijk begunstigden (UBO):

De wet tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme (hierna “WPW”) bepaalt dat de advocaat een aantal verplichtingen heeft met betrekking tot het identificeren van zijn cliënten. Een van deze plichten betreft de identificatie van de “Uiteindelijke Begunstigden” van zijn cliënten en de “Uiteindelijke Begunstigden” van de lasthebbers van zijn cliënten.

Volgens de WPW zijn de Uiteindelijke Begunstigden van een vennootschap :

i) de natuurlijke perso(o)n(en) die rechtstreeks of onrechtstreeks een toereikend percentage van de stemrechten of van het eigendomsbelang in deze vennootschap houden, met inbegrip van het houden van aandelen aan toonder.

Een door een natuurlijke persoon gehouden belang van meer dan 25 % van de stemrechten of van meer dan 25 % van de aandelen van de vennootschap, geldt als een indicatie van een toereikend percentage van de stemrechten of van het direct belang in de zin van het eerste lid.

Een belang gehouden door een vennootschap die onder zeggenschap staat van één of meerdere natuurlijke perso(o)n(en), of van meerdere vennootschappen die onder zeggenschap staan van dezelfde natuurlijke persoon of natuurlijke personen, van meer dan 25% of van meer dan 25 % van het kapitaal van de vennootschap, geldt als indicatie van een toereikend onrechtstreeks belang in de zin van het eerste lid;

ii) de natuurlijke perso(o)n(en) die zeggenschap heeft/hebben over deze vennootschap via andere middelen.

De uitoefening van zeggenschap via andere middelen kan met name worden vastgesteld volgens de criteria bedoeld in artikel 22, leden 1 tot en met 5, van Richtlijn 2013/34/EU van het Europees Parlement en van de Raad van 26 juni 2013 betreffende de jaarlijkse financiële overzichten, geconsolideerde financiële overzichten en aanverwante verslagen van bepaalde ondernemingsvormen, tot wijziging van Richtlijn 2006/43/EG van het Europees Parlement en de Raad en tot intrekking van Richtlijnen 78/660/EEG en 83/349/EEG van de Raad;

iii) de natuurlijke persoon of personen die beho(o)rt(en) tot het hoger leidinggevend personeel, indien na uitputting van alle mogelijke middelen en op voorwaarde dat er geen gronden voor verdenking bestaan, geen van de personen als bedoeld onder i) of ii) is geïdentificeerd, of indien er enige twijfel bestaat of de geïdentificeerde persoon of personen de uiteindelijke begunstigde(n) is, respectievelijk zijn

De verklaring moet worden ingevuld door de personen die cliënt zijn of de cliënt vertegenwoordigen of die bevoegd zijn om de vennootschap of entiteit statutair te vertegenwoordigen.

Volgens de WPW zijn de Uiteindelijke Begunstigden van een (internationale) vereniging zonder winstoogmerk en stichting:

i) de personen die lid zijn van het bestuursorgaan;

ii) de personen die gemachtigd zijn de vereniging te vertegenwoordigen;

iii) de personen belast met het dagelijks bestuur van de (internationale) vereniging of stichting;

iv) de stichters van een stichting;

v) de natuurlijke personen die uiteindelijke begunstigden zijn of, wanneer deze personen nog niet werden aangeduid, de categorie van natuurlijke personen in wier hoofdzakelijk belang de (internationale) vereniging zonder winstoogmerk of stichting werd opgericht of werkzaam is;

vi) elke andere natuurlijke persoon die via andere middelen uiteindelijke zeggenschap over de (internationale) vereniging of stichting uitoefent

Volgens de WPW zijn de Uiteindelijke Begunstigden van een fiducie, trust of soortgelijke juridische constructie :

i) de oprichter;

ii) de fiduciebeheerder(s) of trustee(s);

iii) de eventuele protector;

iv) de begunstigden, of wanneer de personen die de begunstigden van de fiducie of van de trust zijn, nog niet werden aangeduid, de categorie van personen in wier hoofdzakelijk belang de fiducie of de trust werd opgericht of werkzaam is;

v) elke andere natuurlijke persoon die wegens het feit dat hij directe of indirecte eigenaar is of via andere middelen, uiteindelijke zeggenschap over de fiducie of de trust uitoefent